Provvedimento 5 Giugno 2019

Questo provvedimento riguarda i titolari dei trattamenti e i relativi responsabili che trattano i dati personali allo scopo di instaurare, gestire e estinguere il rapporto di lavoro.

A quali tipologie di soggetti si applica il provvedimento

Il trattamento riguarda:
  • Le agenzie che si occupano della selezione e supporto per la collocazione lavorativa
  • Le persone fisiche e le persone giuridiche (Imprese, enti) che sono parte di un rapporto lavorativo
  • Organismi paritetici ed osservatori del mercato del lavoro
  • Rappresentanti per la sicurezza e la salute sui luoghi di lavoro
  • Soggetti che curano gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale
  • Associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro
  • Medico competente in materia di salute e sicurezza sul lavoro

A quali dati personali si applica il provvedimento

I dati a cui fa riferimento il provvedimento del 5 Giugno 2019 sono quelli particolari, quei dati che nel precedente codice chiamavamo dati “sensibili” acquisiti dai soggetti sopra citati direttamente dall’interessato in occasione di:
  • Invio di curriculum da parte di interessati all’instaurazione di un rapporto di lavoro
  • Lavoratori subordinati
  • Consulenti e liberi professionisti
  • Persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri incarichi nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni
  • Terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale
  • Familiari o conviventi dei soggetti lavoratori per il rilascio di agevolazioni e permessi

Le finalità del trattamento

Il trattamento dei dati particolari dei soggetti interessati che abbiamo elencato può avvenire solamente se è necessario per:
  • Adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi contrattuali, di legge o di normativa Europea che riguardano i rapporto di lavoro
  • Scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori
  • Perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica del lavoratore o di un terzo
  • Far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria o amministrativa e nelle procedure di arbitrato e di conciliazione
  • Adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro
  • Garantire le pari opportunità nel lavoro
  • Perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni di assistenza sindacale

Le prescrizioni per le specifiche categorie di dati personali

Trattamenti di dati particolari nella fase preassuntiva

I dati degli interessati idonei a rivelare lo stato di salute e l’origine razziale  ed  etnica dei candidati  possono essere trattati solo per scopi determinati, legittimi  e  necessari per  instaurare   tale rapporto.
Possono essere trattate le sole informazioni strettamente  pertinenti  e  limitate  (nei curriculum o nelle mail) tenuto  conto  delle  particolari mansioni e/o delle specificita’ dei profili professionali richiesti.
Se nei curricula inviati dai candidati  siano  presenti dati non pertinenti rispetto alla finalità perseguita i soggetti  che effettuano la  selezione devono astenersi dall’utilizzare tali informazioni.
I dati genetici non  possono  essere  trattati  al  fine  di stabilire l’idoneità  professionale.

Trattamenti di dati personali nel rapporto di lavoro

Il datore di lavoro può trattare i dati personali relativi alle convinzioni religiose e filosofiche solamente:
  • In caso di fruizione di permessi in occasione di festività religiose
  • Per le erogazione dei  servizi  di  mensa
  • Per l’esercizio dell’obiezione di coscienza
Il datore di lavoro può trattare dati  che  rivelano  le  opinioni politiche o  l’appartenenza  sindacale,  o  l’esercizio  di  funzioni pubbliche e incarichi politici, di attivita’ o di incarichi sindacali esclusivamente:
  • Ai fini della fruizione di permessi
  • Fruizione di periodi  di aspettativa riconosciuti dalla legge
Il datore di lavoro, in caso di partecipazione di  dipendenti ad operazioni elettorali in qualita’ di rappresentanti di  lista,  in applicazione  del  principio  di  necessità,   non   deve   trattare nell’ambito  della  documentazione  da   presentare   al   fine   del riconoscimento di benefici di legge:
  • Dati che  rivelino  le  opinioni politiche

Prescrizioni specifiche relative alle modalità di trattamento

I dati  devono essere raccolti, di regola, presso l’interessato;
Le  comunicazioni  all’interessato  che  contengono categorie particolari di  dati  sotto forma di documento cartaceo dovranno essere trasmesse in plico chiuso, salva la necessita’ di  acquisire,  anche  mediante  la sottoscrizione per ricevuta, la prova della ricezione dell’atto.
I documenti che contengono categorie  particolari  di  dati, ove debbano  essere  trasmessi  ad  altri  uffici  o  funzioni  della medesima  struttura  organizzativa devono   contenere   esclusivamente   le   informazioni necessarie allo svolgimento della funzione. Le modalità di trattamento devono garantire che la ricezione e il relativo trattamento avvenga da parte dei soli uffici o strutture organizzative  competenti  e  del  solo  personale autorizzato.
Quando  per  ragioni  di  organizzazione  del   lavoro, si proceda  a mettere  a  disposizione  a  soggetti  diversi  dall’interessato dati relativi  a  presenze  ed  assenze, il  datore  di  lavoro  non  deve   esplicitare le causali dell’assenza.